Die Dienstleistungen der kvw-Beihilfekasse werden als „Full-Service“ erbracht. Hierunter fallen insbesondere

• eine zeitnahe Bearbeitung der Beihilfebelege, die per Post oder auch via App eingereicht werden
• die tägliche Auszahlung der Beihilfen
• die Erledigung von Kostenübernahmeerklärungen
• die Prüfung von Heil- und Kostenplänen
• der Direktversand der Bescheide an die Beihilfeberechtigten
• die Geltendmachung von Ersatzansprüchen
• auf Wunsch eine vollständige Entlastung bei Rechtsbehelfen
• Einsparungen durch Rabatte auf Arzneimittel nach dem Gesetz zur Neuordnung des Arzneimittelmarktes (AMNOG)
• eine konsequente Anwendung des Beihilfenrechts durch eine spezialisierte Sachbearbeitung
• eine kompetente und vertrauliche Beratung.

Die qualitativ hochwertige Sachbearbeitung bei den kvw zeigt sich alleine schon in den besonders kostenintensiven Bereichen Pflege und Zahnersatz. Hier haben die kvw Spezialteams gebildet – als erste Beihilfestelle in Nordrhein-Westfalen.

Viele Mitglieder haben sich für einen Beitritt entschieden, um bei der sehr personalintensiven Sachbearbeitung Kosten zu sparen. Diese setzen sich überwiegend aus den Personal- und IT-Kosten (Hard- und Software, Support und Service) zusammen. Viele Mitglieder stellen nach einem Beitritt fest, dass auch die Gesamtaufwendungen für die Beihilfen zurückgehen. Wesentlicher Grund ist die Sachbearbeitung bei den kvw, die sich ausschließlich dem Beihilfenrecht widmet. Auch durch die Geltendmachung von Rabatten nach dem Arzneimittelmarktneuordnungsgesetz (AMNOG) erzielt die kvw-Beihilfekasse für seine Mitglieder Einsparungen bei den Beihilfeaufwendungen.

Ein Beitritt zur kvw-Beihilfekasse kann sich daher aus vielen Gründen rechnen. Die Mitglieder können sich auf den Dienst am Bürger konzentrieren – und sparen dabei sogar Geld.

Seit Juli 2011 haben die Mitglieder und Interessenten zwischen zwei Finanzierungsvarianten die Wahl. Sie können sich entweder für das Erstattungsverfahren innerhalb der kvw-Beihilfekasse entscheiden oder dem Abrechnungsverband der kvw-Beihilfeumlagegemeinschaft beitreten.

Im Erstattungverfahren werden die bewilligten Beihilfen sowie die Verwaltungskosten mit dem jeweiligen Kassenmitglied nach Ablauf des Wirtschaftsjahres "spitz" abgerechnet.

Zur Liqiditätssicherung werden auf die zu erwartenden Beihilfen und Verwaltungskosten im Erstattungsverfahren monatliche Abschläge vom Mitglied erhoben, die anhand der Aufwendungen des Vorjahres (Beihilfen und Verwaltungskosten) zuzüglich eines Sicherheitszuschlages von 3 % festgesetzt werden.

Verwaltungskosten:
Seit dem 01.01.2020 erhebt die kvw-Beihilfekasse eine neue und vom Antrag losgelöste, rein belegbezogene Verwaltungskostenregelung. Der Verwaltungskostensatz wurde vom Verwaltungsrat auf 5,50 € pro bearbeiteten Beleg eines Antrages (bei einem Antrag mit zwei Belegen 11,00 €, etc.) festgesetzt. Grundkosten für eingereichte Anträge werden nicht erhoben.

Mit diesem Pauschalbetrag sind alle im Zusammenhang mit dem Beihilfeantrag stehenden Tätigkeiten abgegolten, von der Erteilung einer Kostenzusage über die Beihilfebewilligung bis zur Vertretung in Gerichtsverfahren.

Die Mitgliedschaft in der kvw-Beihilfekasse und in der kvw-Beihilfeumlagegemeinschaft erfolgt auf Antrag und mit Zustimmung des Verwaltungsrates der Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw). Bis zur Bestätigung durch den zwei Mal jährlich tagenden Verwaltungsrat erlangt ein neues Mitglied den Status einer vorläufigen Mitgliedschaft mit allen Rechten und Pflichten.

Der Zeitpunkt des Beginns einer Mitgliedschaft in der kvw-Beihilfekasse ist an keinen besonderen Termin gebunden und erfolgt stets in Abstimmung mit den kvw. Eine Mitgliedschaft ausschließlich in der kvw-Beihilfekasse hat neben der Inanspruchnahme des „Full-Service“ die Finanzierung der Beihilfen im Erstattungswege ("Spitzabrechnung") zur Folge.

Antrag auf Mitgliedschaft in der kvw-Beihilfekasse

Aufgabenübertragung Rechtsbehelfe:
Mitglieder der kvw-Beihilfekasse können nicht nur die Festsetzung und Auszahlung der Beihilfen beantragen, sondern nach § 91 Abs. 1 Satz 2 LBG NRW auch die Durchführung von Widerspruchsverfahren und die Vertretung in Streitverfahren übertragen.

Aktenübergabe und Datenübermittlung:
Vor dem Beginn der Sachbearbeitung sind der kvw-Beihilfekasse die Beihilfeakten aller Berechtigten unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften, wie z. B. Aufbewahrungsfristen, zu übermitteln.

Die Aktenübergabe kann je nach Abstimmung mit der kvw-Beihilfekasse sicher und verschlüsselt in elektronischer Form, per Boten durch das neue Kassenmitglied oder auf dem Postweg erfolgen.

Das Transportrisiko der Akten durch Boten oder per Post trägt das neue Kassenmitglied.

Neben der Aktenübergabe hat das Mitglied der kvw-Beihilfekasse die für die Festsetzung und Auszahlung notwendigen Stammdaten der Beihilfeberechtigten zu übermitteln, entweder im Wege einer Datenmigration, über eine von den kvw bereitgestellte Excel-Tabelle oder über den Vordruck Grunddaten Beihilfeberechtigung.

Kündigungsfrist:
Bei Mitgliedern der kvw-Beihilfekasse, die sich dem Erstattungsverfahren angeschlossen haben, beträgt die Kündigungsfrist zwei Jahre zum Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahres (31.12.).