I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind die:

Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw)
Zumsandestraße 12
48145 Münster         
Tel. (0251) 591-6749
kvw@kvw-muenster.de        
https://www.kvw-muenster.de/impressum

Vertretungsberechtigte Personen: Herr Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe Dr. Georg Lunemann (Kassenleiter der kvw) und Herr Urs Fabian Frigger (Geschäftsführer)

II. Name und Anschrift der:des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte:r der kvw
beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
Karlstraße 11
48133 Münster         
Tel. (0251) 591-3336
datenschutz@kvw-muenster.de
 

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Internetseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzerin und des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV. Bereitstellung der Internetseite und Erstellung von Logfiles (Protokolldateien)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
2. Das Betriebssystem der Nutzerin und des Nutzers
3. Die IP-Adresse der Nutzerin und des Nutzers
4. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
5. Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
6. Websites, die vom System der Nutzerin und des Nutzers über unsere Internetseite aufgerufen werden

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzerin  und des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse die Nutzerin und des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Internetseite sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Internetseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzerin und des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. Eine Nutzung der kvw-Internetseite ist ansonsten nicht möglich.

V. Verwendung von Cookies

a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Internetseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzerin und des Nutzers gespeichert werden. Ruft eine Nutzerin oder ein Nutzer eine Internetseite auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzerin bzw. des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Internetseite nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt: Cookie-Banner / Matomo-Banner und Spracheinstellungen.

Wir verwenden auf unserer Website darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzerinnen und der Nutzer ermöglichen.

Auf diese Weise können folgende Daten übermittelt werden:

1. Random unique Visitor ID (zufällige BesucherID)
2. Time of the first visit for this user (Uhrzeit des ersten Besuches dieses Benutzers)
3. Time of the previous visit for this user (Uhrzeit früherer Besuche des Benutzers)
4. Number of visits for this user (Anzahl der Besuche des Benutzers)

Die auf diese Weise erhobenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert. Daher ist eine Zuordnung der Daten zur aufrufenden Nutzerin und zum aufrufenden Nutzer nicht mehr möglich. Die Daten werden nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten der Nutzerin bzw. des Nutzers gespeichert.

Beim Aufruf unserer Internetseite wird die Nutzerin und der Nutzer über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken informiert und seine Einwilligung zur Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verwendeten personenbezogenen Daten eingeholt. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.

b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analysezwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung der Nutzerin und des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

c) Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Internetseiten für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:

• Übernahme von Spracheinstellungen
• Speichern von Gültigkeitsmerkmalen bei Formularabsendungen, um CSRF-Angriffe zu verhindern
• Merken, dass Cookie-Banner gelesen wurde

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. Die Verwendung der Analyse-Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird und können so unser Angebot stetig optimieren.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

e) Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerin bzw. des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzerin bzw. Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

VI. Newsletter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung zum Newsletter die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Die Daten stammen von den betroffenen Personen.

Zudem werden folgende Daten bei der Anmeldung erhoben:

1. E-Mail-Adresse
2. Mitgliedsnummer
3. Vorname
4. Nachname
5. Organisation
6. Telefonnummer (optional)

Für die Verarbeitung der Daten, die von den jeweiligen betroffenen Personen stammen, wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand von Newslettern keine Weitergabe der Daten an Dritte bzw. in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet. 

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung der E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer und des Vor- und Nachnamens dient dazu, den Newsletter zuzustellen.

Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adresse usw. wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist.

Die sonstigen im Rahmen des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten werden in der Regel nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Das Abonnement des Newsletters kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.

VII. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unseren Internetseiten sind Kontaktformulare vorhanden, welche für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt eine Nutzerin bzw. ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

1. Vor- und Nachname
2. Geburtsdatum
3. E-Mail-Adresse
4. Telefonnummer (optional)
5. Versichertennr./Az./Aktenzeichen (optional)
6. Institution/Organisation (optional)
7. Anrede

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

1. Die IP-Adresse der Nutzerin /des Nutzers
2. Datum und Uhrzeit des Absenders
3. URL des Formulars
4. Sprache der Seite / des Formulars

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzerin bzw. des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für E-Mail-Kontakte, die zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen genutzt werden, wird auf die Datenschutz-Hinweise verwiesen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten vor.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit der Nutzerin bzw. dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Nutzerin bzw. der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, ihre bzw. seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt die Nutzerin bzw. der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann sie bzw. er der Speicherung ihrer bzw. seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

VIII. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffene bzw. Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

1. die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
2. die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
4. die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Dieses Auskunftsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

Ihr Recht auf Berichtigung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
3. der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

1. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
3. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
4. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
6. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

1. die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
2. die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, dieser zu widersprechen.

Ihr Widerspruchsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

1. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
2. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
3. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

IX. Webanalyse durch Matomo (ehemals PIWIK)

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir nutzen auf unseren Internetseiten das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzerinnen und Nutzer. Die Software setzt ein Cookie auf dem Rechner der Nutzerin bzw. des Nutzers (zu Cookies siehe bereits oben). Werden Einzelseiten unserer Internetseite aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

Die ersten zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems der Nutzerin bzw. des Nutzers

Die aufgerufene Internetseite

Die Internetseite, von der die Nutzerin bzw. der Nutzer auf die aufgerufene Internetseite gelangt ist (Referrer)

Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Internetseite aus aufgerufen werden

Die Verweildauer auf der Internetseite

Die Häufigkeit des Aufrufs der Internetseite

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern unserer Internetseite. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und der Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Da die Software so eingestellt ist, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzerin bzw. der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzerinnen bzw. Nutzer. Wir sind durch die Auswertung der gewonnen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Internetseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Internetseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzerinnen bzw. der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden nach 5 Jahren gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Nutzerin bzw. des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzerin bzw. Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Internetseiten deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Internetseiten vollumfänglich genutzt werden.

Wir bieten unseren Nutzerinnen und Nutzern auf unserer Website die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren. Hierzu müssen Sie dem entsprechenden Link folgen. Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert die Daten der Nutzerin bzw. des Nutzers nicht zu speichern. Löscht die Nutzerin oder der Nutzer den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss sie oder er den Opt-Out-Cookie erneut setzten.

Weitere Internet- und Social-Media-Auftritte:

Diese Datenschutzerklärung gilt auch für folgende Internetseiten bzw. Social Media-Profile:

YouTube: kvw - Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe - YouTube

Xing: Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw) - XING

Kununu: Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw) als Arbeitgeber - kununu.com

LinkedIn: Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe kvw | LinkedIn

(Hinweis: Mit einem Klick auf die verlinkten Social Media-Profile öffnen Sie externe Seiten. Die kvw haben keinen Einfluss darauf, wie diese externen Angebote Ihre Daten verarbeiten.)

meine-beihilfe.app

meinebeihilfe.app

(Hinweis:  Die Internetseiten "meinebeihilfe.app" und "meine-beihilfe.app" sind Informationsseiten zur App „Meine Beihilfe“. Die App ist im Rahmen eines Gemeinschaftsprojekts kommunaler und kirchlicher Beihilfekassen entstanden.)

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle sind:

Kommunale Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw)
Zumsandestraße 12
48145 Münster
Tel. (0251) 591-6749
kvw@kvw-muenster.de
https://www.kvw-muenster.de/
 

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Datenschutzbeauftragte:r der kvw
beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
Karlstraße 11
48133 Münster         
Tel. (0251) 591-3336
datenschutz@kvw-muenster.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir (Quellen und Kategorien personenbezogener Daten)?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt oder im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Dritten erhalten.

Dritte, von denen wir personenbezogene Daten erhalten, sind insbesondere unsere Kassenmitglieder (z. B. Kommunalbehörden), andere Behörden oder andere Institutionen wie Finanzämter, Sozialversicherungen, Krankenkassen, andere Versorgungskassen und Zusatzversorgungseinrichtungen, Datenzentralen.

Relevante, personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten, sind in den einzelnen Geschäftsbereichen:

• Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag, Kinder- und Ehegattendaten, Bankverbindung),
• erweiterte Stammdaten (z. B. beruflicher Werdegang, Lebenslaufdaten, Beschäftigungsdaten inklusive Vertragsdaten, Steuermerkmale),
• Leistungserbringungsdaten (z. B. Urheber, Leistungsempfänger, Ruhegehalt, Beihilfeanträge, Anträge auf dienstunfallbedingte Unfallausgleichsleistungen, Zahldaten, KV-/PV-Merkmale, Beihilfefähigkeit, individuelle Beitragsbemessungsgrenze),
• Merkmale zur Identifikation des Nutzers unserer App (User ID, App ID, Zeitpunkt der Interaktion mit dem Server, Zeitpunkt der Belegeinreichung, Daten zur Übertragung inhaltlicher Updates),
• besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zwecke der Verarbeitung)?

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich bei den kvw in erster Linie nach dem konkreten Produkt (z. B. im Bereich der kvw-Beamtenversorgung, kvw-Zusatzversorgung, kvw-Beihilfekasse) und können unter anderem die Pflege von Beschäftigungsverhältnissen von Beamten/Beamtinnen und Angestellten, die Erbringung von Versorgungsleistungen oder Kindergeldzahlungen, die Einzelfallberatung in Versorgungsangelegenheiten in der Zusatz- und Beamtenversorgung sowie die Bearbeitung von Beihilfeanträgen und Auszahlung von Beihilfeleistungen umfassen. Die hierzu gespeicherten personenbezogenen Daten verarbeiten wir im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den bestehenden nationalen Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Beschäftigten der kvw sind verpflichtet, die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die kvw verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grund folgender Rechtsgrundlagen:

a. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Als Versorgungskassen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, die sich aus den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen der von den kvw zu erfüllenden Aufgaben und Zwecken ergeben. Die den kvw per Gesetz übertragenen Aufgaben werden im Gesetz über die kommunalen Versorgungskassen und Zusatzversorgungskassen im Lande Nordrhein-Westfalen (VKZVKG) beschrieben. Darüber hinaus sind auch aufsichtsrechtliche Vorgaben (z. B. des Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBD NRW) oder der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen) zu beachten. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören in diesem Zusammenhang u. a. auch die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

b. Zur Erfüllung von Pflichten aus unseren Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt bei den kvw auch zur Erbringung von Dienstleistungen auf Grundlage eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Dies geschieht z. B. in der Zusatzversorgung im Rahmen eines Vertragsverhältnisses, beispielsweise für die freiwillige Versicherung.

c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten oder im Einstellungsverfahren) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

d. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung der Geschäftsbeziehungen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten.

Zu den berechtigten Interessen zählen insbesondere:

• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Risikosteuerung
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

e. Verarbeitung von Gesundheitsdaten nach Art. 9 Abs. 2 b DSGVO

Die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten erfolgt nach Art. 9 Abs. 2 b DSGVO i. V. m. § 16 Abs. 1 Nr. 4 DSG NRW, soweit sie erforderlich ist, um die aus dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenen Rechte auszuüben und den diesbezüglichen Pflichten nachzukommen.

5. Wer bekommt meine Daten (Empfänger personenbezogener Daten)?

Innerhalb der Kassen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung Ihrer geschäftlichen, gesetzlichen und vertraglichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, unter der Voraussetzung, dass sie den Datenschutz wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Versicherungsmathematik, IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Inkasso, Prüfung und Beratung.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Versorgungskassen ist zu beachten, dass wir als öffentliche Einrichtung zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen, von denen wir Kenntnis erlangen, verpflichtet sind. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Steuerbehörden, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden)
• Deutsche Rentenversicherung
• Krankenkassen/Versorgungskassen
• Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA)
• Bundeszentrale für Steuern (BzSt)
• Datenzentralen
• Versicherungen
• Andere durch uns beauftragte Unternehmen im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung
• Gutachter
• Pfändungsgläubiger
• Abtretungsgläubiger
• Banken
• Betreuerinnen/Betreuer
• Angehörige
• Erben
• Aktuare/Versicherungsmathematiker
• Prüfungsbehörden/-gesellschaften

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit

• es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (z. B. Zahlungsaufträge),
• es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten)

Darüber hinaus übermitteln die kvw keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder an internationale Organisationen.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer geschäftlichen, gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die Geschäftsbeziehung mit Ihnen ein dauerhaftes Verhältnis ist, das auf Jahre angelegt ist.

Sind die Daten für die Erfüllung geschäftlicher, gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken weiter erforderlich:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: z.B. Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Kreditwesengesetz (KWG), das Geldwäschegesetz (GwG) und das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

8. Welche Betroffenenrechte habe ich?

Sie haben das Recht:

a. gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Der Widerruf hat auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs keinen Einfluss. Der Widerruf der Einwilligung kann unter Umständen dazu führen, dass wir unsere Dienstleistungen im konkreten Einzelfall nicht mehr vollständig erbringen können.

b. gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht von uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

c. gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

d. gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

e. gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird,

oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, deren Löschung jedoch abgelehnt wird

oder wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen

oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

f. gemäß Art. 20 DSGVO die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

g. gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden.

9. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind oder die für die Aufnahme und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber einzugehen oder diese auszuführen bzw. die gesetzlichen Grundlagen zur Leistungserbringung umzusetzen.

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren,  sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Findet Profiling statt?

Nein. Wir verarbeiten Ihre Daten nur zum Zwecke der Erbringung unserer Dienstleistungen.

12. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

a. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder falls die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Für den Fall Ihres Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung sind die Kommunalen Versorgungskassen nicht mehr in der Lage, die Ihnen zustehenden Leistungen zu erbringen und die geschäftlichen, gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen Ihrem Arbeitgeber gegenüber einzuhalten.

b. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

Die kvw verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Direktwerbung lediglich bei Direktkunden (z.B. in Form eines beigelegten Flyers im Bereich der Freiwilligen Versicherung). Ihre personenbezogenen Daten werden nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet, wenn Sie dieser Verarbeitung widersprechen.

c. Empfänger eines Widerspruchs

Den Widerspruch können Sie, möglichst unter Angabe Ihrer PNR und des konkreten Produkts bzw. des jeweiligen Geschäftsbereichs, an die verantwortliche Stelle (siehe Punkt 1) oder den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 1) richten.

13. Aktualisierung der Datenschutz-Hinweise

Diese Datenschutz-Hinweise können auf Grund von Änderungen, z. B. der gesetzlichen Bestimmungen, zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden. Eine jeweils aktuelle Fassung dieser Hinweise erhalten Sie unter https://www.kvw-muenster.de/de/datenschutzerklaerung/.

Stand dieser Information: 23.08.2023

• Datenschutzhinweise der Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe (PDF, 76 KB)
• Ergänzende Datenschutzhinweise für Telefon-, Videokonferenzen, Microsoft Teams, Microsoft Bookings und Webinare (PDF, 149 KB)